生成AI活用で社内外コミュニケーション効率化 | BORDERZERO（有限会社ボーダーゼロ）

「社内外とのコミュニケーションうまくいっていますか？」

ChatGPTのような生成AIのようなツールがビジネスの現場に導入され、ビジネスの効率化などが図られている昨今。とはいえ、すべての業務がChatGPTのようなツールの活用だけで成立するものではなく、ほとんどの業務は人を介在するのが実態である。

リモートワークの浸透やかつてのような師弟的な人材育成が減った今、ビジネスの現場でコミュニケーションロスやストレスが発生していることは否めない。

こうしたビジネスシーンで起こっている現象を踏まえ、弊社ボーダーゼロは先日、「生成AI活用で社内外コミュニケーション効率化　~コミュニケーションロス回避・ストレス軽減する生成AI活用術を伝授~」というタイトルのウェビナーを開催した。

告知

ウェビナーの一部を文字に起こしてお届けします。

なお、当日のスライドはページ最下部にあるフォームに、お名前やメールアドレスを入力いただくとダウンロードできます。

ご興味あればぜひ（各ケースでのプロンプトへのリンクをスライドに記載しているためイメージが湧きやすいです）。

ビジネスコミュニケーションを効率化するために

ビジネスコミュニケーションのパターン（相手）

「それぞれの相手に対し、ビジネスの現場で自分の意図した行動を起こしてもらう」のがビジネスでのコミュニケーションと定義する。

そこで、上記定義の中に含まれる「それぞれの相手」とは誰で、具体的にどのような期待行動があるか、相手別にまとめてみたのが下の分類だ。

１．上司：日頃の業務の報告や相談、承認など。

２．部下：業務の依頼や指導、部下からの報告に対するフィードバック、1on1など。

３．パートナー企業：依頼内容の伝達や価格交渉など。

４．お客様：提案・プレゼンテーションやクレーム対応など。

ビジネスコミュニケーションを円滑化するための生成AI活用

ビジネスコミュニケーションは前述の通り、自らの意図した行動をビジネスの現場で起こしてもらうものである。しかし、相手が腹落ちする情報や伝え方が伴わないと、意図した行動を起こしてもらうことは期待できない。

そこで、活用したいのが生成AIである。

未だに生成AIの活用は特別な技術が必要では？気後れしている人がいるが、「文章作成力」と「生成AIの出力結果の正誤を判断できる知識」があれば活用できるものだと理解して、気軽に挑戦してもらいたい。

とはいえ、生成AIを使ったことのないからすればどのような命令文（プロンプト）を入力すればよいかで躓く人もいるだろうが、何も心配する必要はない。なぜなら、どのようなプロンプトが良いかを生成AIに訊けば解決するためだ。

ChatGPTが示す、良いプロンプトの条件

「良いプロンプトの条件とは？」のプロンプトに対し、ChatGPTが返したのは次の通り。

良いプロンプトの条件には以下のような要素があります：

明確さと具体性：

プロンプトは曖昧ではなく、具体的であるべきです。何を求めているのかをはっきりと示すことで、回答者が正確に応答できます。

背景情報の提供：

必要に応じて、質問に関連する背景情報を提供することで、回答者がより適切な回答を提供しやすくなります。

簡潔さ：

長々と説明するのではなく、必要な情報を簡潔に伝えることが重要です。無駄な情報を省き、ポイントを押さえましょう。

焦点の絞り込み：

複数の質問を一度にするのではなく、一つのプロンプトで一つのトピックに焦点を当てることが望ましいです。

具体例の活用：

理解を助けるために具体的な例を挙げると、回答者はより具体的で役立つ回答を提供できます。

目的の明示：

プロンプトの意図や目的を明示することで、回答者が最適な回答を考えやすくなります。

柔軟性の確保：

一定の柔軟性を持たせ、回答者が独自の視点や追加の情報を提供できる余地を残しておくことも有益です。

感情や評価の排除：

感情的な表現や評価的なコメントを避け、中立的で客観的な言葉遣いを心がけましょう。

これらの要素を組み合わせることで、良いプロンプトを作成し、より有益で的確な回答を得ることができます。
https://chatgpt.com/share/7c6ee83b-9084-402b-b62b-39c8b217a4cd